Änderungsmanagement : Der Mensch im Mittelpunkt SAP S/4HANA Implementierungen

In der sich schnell entwickelnden Welt der Geschäftsabläufe ist die Digitalisierung, wie zum Beispiel eine SAP S/4HANA Implementierung, ein ehrgeiziges Ziel. Die Vorteile liegen auf der Hand - Prozessoptimierung, Daten Zentralisierung und verbesserte Entscheidungsfindung, aber der Veränderungsprozess kann auch eine Herausforderung sein. Die Herausforderung liegt in einem der wichtigsten - wenn nicht sogar dem wichtigsten - Glied einer Organisation: den Menschen.

Das Änderungsmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die S/4HANA-Implementierung reibungslos verläuft und die digitale Transformation Ihres Unternehmens fördert. In diesem Blog gehen wir näher auf das Wesen des Änderungsmanagements in SAP S/4HANA Implementierungen ein und teilen einige praktische Strategien für erfolgreiche Änderungen.

Der Kern des Änderungsmanagements in SAP S/4HANA Implementierungen

Beim Änderungsmanagement in SAP S/4HANA Implementierungen geht es darum, die menschlichen Aspekte der Veränderung zu verstehen und zu managen. Es geht nicht nur um den technischen Aspekt der Software-Implementierung, sondern auch darum, die Menschen während des Anpassungsprozesses an neue Systeme, Prozesse und Arbeitsmethoden zu begleiten. Dies ist von entscheidender Bedeutung in einem (öffentlichen) Cloud-System, in dem eine "Fit-to-Standard"-Denkweise gilt. In diesem Blog konzentrieren wir uns hauptsächlich auf das "Wie" der Veränderung. Wie wir Menschen auf Veränderungen innerhalb der Organisation vorbereiten, sie anleiten und unterstützen.

Wie kommunizieren Sie über den Wechsel zu SAP S/4HANA?

Eine offene und häufige Kommunikation legt den Grundstein für positive Veränderungen im Rahmen der SAP S/4HANA Implementierung. Es ist wichtig, die Mitarbeiter über die Gründe für die Veränderung, den Nutzen und die Auswirkungen auf ihre tägliche Arbeit zu informieren. Warum die Veränderung? Welchen Wert hat die Veränderung für Sie als Einzelperson? Dies sind einige Beispiele für Fragen, die beantwortet werden müssen. Dies schafft nicht nur Klarheit, sondern kann auch Unsicherheit und Widerstand gegen Veränderungen verringern.

Wie können Sie die Führungskräfte an der Umsetzung teilhaben lassen?

Die Führungskräfte sollten nicht nur die Bedeutung und die Absicht der Veränderung betonen, sondern auch als Vorbild fungieren. Wenn die Führungskräfte von SAP S/4HANA begeistert sind, werden die Mitarbeiter dem eher folgen. Ein auf die (leitenden) Führungskräfte abgestimmter Workshop management bietet hierfür die perfekte Gelegenheit und ist ein Beispiel dafür, wie wir die Führungskräfte zum Teil dieser Veränderung im Unternehmen machen.

Wie können Sie das Engagement rund um SAP S/4HANA erhöhen?

Beziehen Sie die Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt mit ein. Sie haben wertvolle Einblicke und können zum Design des neuen SAP S/4HANA Systems beitragen. Das stärkt das Gefühl der Eigenverantwortung und verringert Widerstände.

Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den richtigen Wissensstand haben?

Eine funktionale Schulung reicht doch aus? Nein. Umfassende Schulungen, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit SAP S/4HANA vertraut sind, sind unerlässlich, aber neben der Funktionalität müssen die beteiligten Mitarbeiter auch den (neuen) zugehörigen Prozess verstehen. Die Definition dessen, was die Mitarbeiter "wissen" müssen (in Bezug auf Integrationen oder Informationen) und was die Mitarbeiter "können" müssen (funktional im System), hilft enorm. Auf diese Weise können wir bei den betroffenen Mitarbeitern etwas bewirken und den Nutzen ermitteln.

Wie gewährleisten Sie den gemeinsamen Wandel im Rahmen des Einführungsprojekts?

Veränderungsbotschafter sind effektive (Projekt-)Teammitglieder, die für verschiedene Aspekte der Veränderung verantwortlich sind, z. B. Kommunikation, Schulung und Problemlösung. Dadurch wird die Verantwortung geteilt und die Effizienz erhöht. Darüber hinaus behalten diese Personen, vor allem bei großen Projekten, den Change Manager im Hinblick auf die verschiedenen Aspekte der Veränderung im Projekt im Auge.

Strategien für eine erfolgreiche SAP S/4HANA Implementierung

Klare Ziele: Definieren Sie klar, was Sie mit der Implementierung von SAP S/4HANA erreichen wollen und welche Absicht dahinter steckt und kommunizieren Sie dies an die gesamte Organisation. Dies hilft, ein gemeinsames Verständnis für die Veränderung und Transparenz zu schaffen. Vergessen Sie nicht, den menschlichen Aspekt zu betonen, etwa den Mehrwert für die Mitarbeiter. Schließlich handelt es sich um ein ganzheitliches Geschäftsprojekt und nicht um ein IT-Projekt.

Schrittweise Implementierung: Schritt für Schritt SAP S/4HANA einführen, um Überforderung zu vermeiden. SAP hat seine Activate-Methode an den Change-Management-Ansatz angeglichen. Dies zeigt das Ziel und die Aktivitäten für Veränderungen für jede der sechs Projektphasen.

Abbildung 1. Die SAP Activate-Methodik mit einem Wechselmanagement Fokus pro Phase

Botschafter des Wandels: Nicht nur Manager, sondern auch begeisterte Mitarbeiter können andere inspirieren. Identifizieren Sie diese Mitarbeiter und schulen Sie sie über die Veränderungen, die SAP S/4HANA mit sich bringt, damit sie andere inspirieren können. Diese Botschafter können als Brücke zwischen dem Projektteam und dem Rest der Belegschaft fungieren. Mobilisieren Sie also Botschafter und gehen Sie den Wandel gemeinsam an!

Feedback und Anpassung: Seien Sie offen für das Feedback der Mitarbeiter und beziehen Sie dieses (wenn möglich) in die Entscheidungen bezüglich SAP S/4HANA ein. Dies zeigt, dass ihr Beitrag geschätzt wird und kann die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen.

Messbare Ergebnisse: Legen Sie messbare KPIs fest, um den Erfolg der Veränderung zu bewerten. Dies gibt Aufschluss darüber, welche Bereiche gut abschneiden und wo Anpassungen erforderlich sind. Beispiele sind Statistiken über die Systemnutzung und die Überwachung der Anzahl von Vorfällen oder des Widerstands in der Organisation.

Unterstützung nach der Implementierung: Bieten Sie fortlaufende Unterstützung für die Nutzung von SAP S/4HANA. Beantworten Sie zum Beispiel auch nach der Einführung Fragen und lösen Sie Probleme. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen in das neue System zu stärken.

Veränderung ist eine Reise und verdient bei einer digitalen Transformation Aufmerksamkeit und Engagement. Wir stellen gerne die Werkzeuge dafür zur Verfügung und denken mit Ihnen mit, um die digitale Reise Ihrer Organisation und Ihrer Mitarbeiter mit dem richtigen Veränderungsansatz zukunftssicher zu machen.

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Kevin Uitman

Kevin ist Berater für digitale und geschäftliche Transformation bei Emixa. Er verfügt über nachweisliche Kenntnisse und Erfahrungen in SAP S/4HANA und ist auf S/4HANA-Implementierungen spezialisiert.