Effiziente Reservierung von Tagungsräumen mit Emixa Room Tablet Application

Es war noch nie so einfach, einen Sitzungsraum zu reservieren.

Emixa bietet eine vorentwickelte Mendix application zur Optimierung von Raumreservierungen an. Die ursprünglich für einen Kunden entwickelte Anwendung zielt darauf ab, einen besseren Einblick in die Verfügbarkeit eines Tagungsraums zu geben. Derzeit sind fünfundsiebzig Tablets an fünf Standorten dieses Kunden erfolgreich im Einsatz. Diesem Erfolg folgt die erfolgreiche Implementierung von Raum-Tablets bei Emixa Naarden und Best, weitere Emixa Büros werden bald folgen. Die Reservierung von Besprechungsräumen wurde durch die jüngste Implementierung der Room-Tablet-Anwendung erheblich vereinfacht.

Einsicht in die Verfügbarkeit

Die Zimmertabletts bieten verschiedene Funktionalitäten. Zunächst bieten sie eine Echtzeit-Integration mit Outlook (Microsoft 365), die Einblicke in die aktuelle Verfügbarkeit und bevorstehende Reservierungen bietet. Rot zeigt an, dass der Raum derzeit belegt ist, Orange bedeutet, dass innerhalb von 10 Minuten eine Reservierung ansteht, die eingecheckt werden kann, während Grün anzeigt, dass der Raum zur Reservierung verfügbar ist. Diese visuellen Indikatoren erleichtern die Identifizierung von verfügbaren Besprechungsräumen erheblich.

Ad-hoc-Reservierung

Eine zweite wichtige Funktion der Raumtabletts ist die Ad-hoc-Reservierung von Besprechungsräumen. Wenn das Tablet grün und verfügbar ist, kann eine Ad-hoc-Reservierung des Raums vorgenommen werden. Dabei können die Nutzer wählen, ob sie den Raum für eine kurze (15 Minuten), mittlere (30 Minuten) oder längere (60 Minuten) Dauer reservieren möchten. Nach einer Ad-hoc-Reservierung wird der Raum auch in Outlook reserviert.

Flexible Check-in und Check-out Optionen

Ein häufiges Problem bei Tagungsräumen ist das Nichterscheinen. Indem das Einchecken obligatorisch gemacht wird, werden Räume, in denen nach 10 Minuten kein Check-in erfolgt, automatisch wieder verfügbar. Falls eine Besprechung früher als geplant endet, können die Benutzer die Reservierung auschecken, wodurch der Raum wieder verfügbar wird, sowohl auf dem Tablet als auch in Outlook sichtbar.

Testphase und Optimierungen

Vor der Installation der Raumtabletts in den Besprechungsräumen wird immer eine kostenlose Testphase durchgeführt, bei der ein Tablet im prominentesten Besprechungsraum platziert wird. Nach einer erfolgreichen Testphase und wertvollem Nutzerfeedback können weitere Optimierungen individuell vorgenommen werden. Unserer Erfahrung nach führt dies zu einem sehr erfolgreichen und reibungslosen Start der Anwendung.

Erweiterungsmöglichkeiten

Eine Umfrage unter den Mitarbeitern ergab, dass die Nutzer die Room-Tablet-Anwendung einhellig positiv bewerten. Die positive Resonanz hat zu Anfragen geführt, Tablets in kleineren Ein-Personen-Rufräumen zu installieren. Außerdem kann die Anwendung problemlos an anderen Standorten einer Organisation eingesetzt werden.

Kundenorientierter Ansatz

Der Einsatz der Emixa Room Tablet-Anwendung verändert nicht nur die Art und Weise, wie Besprechungsräume verwaltet werden, sondern führt auch zu einer effizienteren Nutzung von Büroräumen. Die nahtlose Integration von Reservierungen und flexiblen Check-in und Check-out Optionen ermöglicht eine effektivere Nutzung der Räume und fördert die Zusammenarbeit und Produktivität im Büro. Die Erfolgsgeschichte der Emixa Room Tablet-Anwendung hilft uns, die Arbeitsumgebungen unserer Kunden und auch unsere eigenen kontinuierlich zu verbessern.

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