Wir haben bereits darüber geschrieben, wie man mit den 3 häufigsten Herausforderungen für einen Scrum Master, der aus der Ferne arbeitet. In diesem Artikel gehen wir nun auf eine spezielle Herausforderung ein: Wie können Sie Retrospektiven effektiv online durchführen und dabei den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung beibehalten? Wir geben Ihnen wertvolle Tipps, die auf unserer umfangreichen Erfahrung in der Arbeit mit Remote-Teams basieren.
Gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel
Um den Erfolg einer Online-Retrospektive zu gewährleisten, ist eine sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Wenden Sie sich im Vorfeld an Ihr Team, um dessen Beiträge und Themen, die sie besprechen möchten, einzuholen. Schicken Sie allen Teilnehmern mindestens einen Tag vor der Retrospektive eine E-Mail mit folgenden Informationen:
- Eine Übersicht über die Aktionspunkte der letzten Retrospektive, die Sie kurz wieder aufgreifen wollen.
- Daten, die das Team zur Bewertung des letzten Sprints verwendet, z. B. Burndown- und Geschwindigkeitsdiagramme.
- Gegebenenfalls eine Aufforderung an die Teammitglieder, vor der Retrospektive einen Beitrag zu leisten.
Aktivieren Sie die Kameras!
Eine Online-Retrospektive ohne Videobeteiligung kann schnell ineffektiv werden. Um zu verhindern, dass die Teammitglieder Multitasking betreiben und den Fokus verlieren, ist es wichtig, dass die Kameras aller Teilnehmer eingeschaltet sind. Weisen Sie bei der Einladung zur Besprechung deutlich darauf hin, dass Sie die Teilnehmer auffordern werden, ihre Kameras einzuschalten. Auf diese Weise können sich alle darauf vorbereiten, und die Sitzung wird dadurch interessanter und produktiver. Wenn Sie jedoch feststellen, dass die Verbindung schlecht ist, kann es manchmal sinnvoll sein, die Kameras auszuschalten, um die Kommunikation zu verbessern.
Die Weichen für den Erfolg stellen
Die Schaffung einer entspannten und "sicheren" Online-Umgebung für Retrospektiven kann eine Herausforderung sein. Die Reflexion von Teamprozessen, Arbeitsabläufen und zwischenmenschlichen Beziehungen kann bereits eine Herausforderung darstellen, insbesondere in bestimmten Unternehmenskulturen. Die Verlagerung dieser Diskussionen ins Internet kann zusätzliche Hindernisse mit sich bringen. Beginnen Sie die ersten fünf Minuten der Besprechung mit einem informellen Start, der es den Teilnehmern, die von anderen Besprechungen herbeigeeilt sind, ermöglicht, sich einen Kaffee oder Tee zu holen und eine leichte Unterhaltung zu führen. Diese anfängliche Interaktion kann dazu beitragen, Stress oder Irritationen abzubauen, die von früheren Besprechungen herrühren. Anstatt nur die Besprechung einzuleiten und die Tagesordnung kurz zu besprechen, sollten Sie eine Folie mit den Themen und der entsprechenden Zeiteinteilung verwenden. Dieser Ansatz wird dazu beitragen, dass sich das Team konzentriert.
Die richtigen Werkzeuge einsetzen
Bei Retrospektiven notieren die Teammitglieder in der Regel ihre Beiträge auf Haftnotizen. Mit der Verlagerung in die Online-Sphäre ist es wichtig, sich auf diesen Übergang vorzubereiten, indem man Tools wie Miro, Menti oder Ideabordz einsetzt. Diese Plattformen ermöglichen es Ihnen, den Input Ihres Teams zu verschiedenen Themen zu visualisieren. Wenn Sie es gewohnt sind, ein Whiteboard mit physischen Haftnotizen zu verwenden, bieten diese Tools ähnliche Funktionen, oft mit sofort verfügbaren Vorlagen. Werden Sie kreativ und entwerfen Sie Ihren eigenen Ansatz, wenn nötig!
Nutzen Sie diese praktischen Online-Formate
Nicht alle Formate der Retrospektive, die im persönlichen Gespräch gut funktionieren, lassen sich nahtlos online übertragen. Hier sind ein paar Formate, die sich im virtuellen Raum bewährt haben.
Format 1: Automarken: Beginnen Sie Ihre Retrospektive mit einer einfachen Übung wie "Automarken" (Sie können dies an jedes Thema anpassen):
- Wenn Sie diesen Sprint mit einer Automarke vergleichen würden, welche wäre das und warum?
- Dies ermutigt jeden, seine Meinung über den vorangegangenen Sprint auf eine nicht einschüchternde Weise mitzuteilen, was aufschlussreiche Diskussionen auslöst.
Eine Folgefrage könnte lauten: "Welche Änderungen würden Sie am letzten Sprint vornehmen, um ihn zu Ihrem Traumauto zu machen?" Ziel ist es hier, Probleme zu identifizieren und konkrete Aktionspunkte für Verbesserungen im nächsten Sprint zu schaffen.
Format 2: Der Rennfahrer: Eine weitere Übung, "Der Rennwagen", regt die Teilnehmer an, über ihre persönlichen Prozesse nachzudenken:
- Was hat Sie in den letzten drei Monaten behindert?
- Was hat Sie in den letzten drei Monaten vorangebracht?
Diese Übung hilft den Teammitgliedern, einen Einblick in die Stärken und verbesserungswürdigen Bereiche der anderen zu gewinnen, was die Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung fördert. Sie können diese Übung auch nutzen, um über Teamprozesse zu reflektieren und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln.
Format 3: Pizza Time:Die "Pizza Time"-Übung mag eine Standard-Retrospektive sein, aber sie ist dennoch effektiv:
- Was sollten wir weiterhin tun?
- Wovon sollten wir mehr machen?
- Wovon sollten wir weniger machen?
Durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie sich ein klares Bild davon machen, wie der vorangegangene Sprint verlaufen ist, und umsetzbare Schritte ermitteln. Die wichtigsten Aktionspunkte können in das Backlog für den nächsten Sprint aufgenommen werden.
Abschließend lässt sich sagen, dass eine gründliche Vorbereitung für eine erfolgreiche Online-Retrospektive entscheidend ist. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein und achten Sie besonders darauf, dass Sie die Voraussetzungen schaffen, um ein sicheres und effektives Umfeld für die Reflexion Ihres Teams zu schaffen.
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