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Geschäftliche Herausforderungen
Wie jedes große Unternehmen begann auch Legal Studio mit der einfachen Frage: Kann das nicht anders gemacht werden? In diesem Fall ging es um sich wiederholende rechtliche Schritte, die jedes Mal viel Zeit und Geld kosten. Filip Corveleyn, der Mitbegründer von Legal Studio, war ein Anwalt mit einem ausgeprägten Interesse an Technologie. Er erkannte, dass Anwälte einen großen Teil ihrer wertvollen Zeit mit Aufgaben verbringen, für die nicht unbedingt ein Jurastudium erforderlich ist und die leicht automatisiert werden könnten.
Bei komplexen Rechtsfragen ist es üblich, einem Anwalt einen beträchtlichen Stundensatz zu zahlen, aber bei sich wiederholender juristischer Arbeit ist dies weder logisch noch notwendig, begründet Corveleyn. Er stellte auch fest, dass die Verfahren zur Ausarbeitung und Validierung von Standardbeschlüssen der Aktionäre oder des Verwaltungsrats ineffizient waren und erhebliche Ressourcen verbrauchten.
Corveleyn beschloss, die Möglichkeiten der Digitalisierung dieser Prozesse näher zu untersuchen. Bei der Modemarke Levi Strauss, dem ersten Unternehmen, das er sich ansah, entdeckte er, dass selbst so grundlegende Dinge wie die formelle Ernennung eines neuen Direktors oder die Einberufung einer Aktionärsversammlung einen zeitaufwändigen und teuren Papierkrieg nach sich zogen. Die einfache Ersetzung von Direktoren in verschiedenen Ländern, die Genehmigung von Jahresabschlüssen, die Erteilung von Vollmachten oder praktisch das gesamte rechtliche Rückgrat könnten intelligenter und effizienter verwaltet werden.
Mit der Plattform KLEA hatte Corveleyn zwar ein Produkt, aber noch kein Unternehmen. Er sah jedoch das Potenzial von KLEA und gründete zusammen mit seinem ehemaligen Allen & Overy-Kollegen Anthony Verhaegen Legal Studio. CTO Bart Reyserhove kam an Bord und mit neuen Erkenntnissen und wertvollem Kundenfeedback arbeiteten sie an der nächsten Version von KLEA.
Schlüssel zum Erfolg
Filip Corveleyn bat Emixa um Unterstützung bei der Entwicklung einer Lösung zur weiteren Automatisierung und Rationalisierung der Prozesse. Legal Studio und Emixa entwickelten innerhalb weniger Wochen eine sichere, benutzerfreundliche Cloud-Plattform, die das Unternehmen data mit automatisierten Arbeitsabläufen verbindet. Diese Workflows können Änderungen in der Geschäftsführung, Jahresversammlungen, Vollmachten und vieles mehr verarbeiten.
In die Plattform sind auch Connective für digitale Signaturen und Auth0 für eine zuverlässige Authentifizierung integriert. Mit einem ISO-zertifizierten Backbone und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist auch die Sicherheit von data gewährleistet. Die Plattform hieß zunächst noch Legal Studio, wurde aber später in KLEA umbenannt. Der Name verweist auf die Aspekte Wissen, Rechtsträger und Automatisierung, die KLEA zu einem übersichtlichen, leicht zu handhabenden Ganzen zusammenführt.
KLEA wurde mit der Low-Code-Plattform Mendix entwickelt. Low-Code ist ein visueller Ansatz für die Anwendungsentwicklung, der es Entwicklern mit unterschiedlichem Erfahrungsstand ermöglicht, Web- und Mobilanwendungen applications mit Drag-and-Drop-Komponenten und modellgesteuerter Logik über eine grafische Benutzeroberfläche zu erstellen.
Die Software KLEA verbindet alle Beteiligten mit Arbeitsabläufen und Dokumenten. Der Kunde liefert den Input, die Software übernimmt den mittleren Teil und der Anwalt kümmert sich um das Backend. Dank der Software müssen sich Anwälte nicht mehr mit sich wiederholenden Büroarbeiten befassen, sondern können sich voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. KLEA verfügt über alle notwendigen data und verwaltet den Prozess. Die Plattform ist eine intelligente Datenbank, die Daten speichert, verwaltet und leicht auffindbar macht.
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Ergebnisse
Die Prozesse sind nun gestrafft und alle data können von einem zentralen Ort aus aufgerufen werden. Dank KLEA können Sie sofort sehen, ob alle Personen über die richtigen Vollmachten oder Dokumente verfügen, aber auch, ob zum Beispiel alle Verwaltungsratsmitglieder einem Beschluss oder einer Dividende zugestimmt haben. Wenn die Ernennung eines Direktors in mehreren Ländern bestätigt werden muss, sorgt KLEA dafür, dass die richtigen Passinformationen rechtzeitig an allen Standorten verfügbar sind.
Die Plattform nutzt auch Automatisierungswerkzeuge wie digitale Signaturen und Single Sign-On. Das bedeutet, dass Dokumente viel schneller unterzeichnet werden können und Verzögerungen, die beispielsweise dadurch entstehen, dass jemand sein Passwort vergisst, der Vergangenheit angehören. Mit KLEA verschwenden die Nutzer keine wertvolle Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, so dass sich die Juristen ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
KLEA hat daher die Verwaltungsabläufe im juristischen Bereich grundlegend verändert und beschleunigt. Es verbindet automatisch die richtige Person mit den richtigen Workflows und Dokumenten. So können Anwender direkt sehen, ob alle Direktoren einem Beschluss oder einer Dividende zugestimmt haben. Kunden von Legal Studio erzielten auf diese Weise 60 Prozent Zeitersparnis und konnten die Betriebskosten um über 40 Prozent senken.
Die Plattform ist inzwischen in 80 Ländern aktiv. Die Kunden sind über intelligente Workflows mit Rechtsdokumenten in über vierzig Sprachen verbunden, wobei Rechtsexperten die Einhaltung der Vorschriften garantieren. Nach drei Jahren wickelt die Plattform fast zwei Milliarden Euro an Umsatz ab.
Mit Emixa: Revolutioniert KLEA in 3 Monaten
Mit Emixa und der Low-Code-Plattform Mendix konnten wir schnell umschalten, Workflow-Funktionen nutzen und KLEA in nur drei Monaten auf ein höheres Niveau bringen, ohne ein Heer von Entwicklern zu benötigen. Ohne Mendix und Emixa hätte dies ein Jahr gedauert.
Filip Corveleyn
Mitbegründer von Legal Studio
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