Ein vollautomatischer Prüfungsablauf mit EMO

In Zusammenarbeit mit Emixa, Examenadviesburodie Anwendung EMO entwickelt, eine Lösung, die den gesamten Prüfungsablauf rationalisiert. Wir sprachen mit dem Generaldirektor Anne Prins-van den Bergh über den Entwicklungsprozess, die Zusammenarbeit mit Emixa und die Vorteile des neuen Systems.

Zertifizierung von Fachleuten

Examenadviesburo (EAB) ist der Spezialist für Testentwicklung, Testverwaltung, Personenzertifizierung und alle anderen Aspekte im Zusammenhang mit dem anspruchsvollen Prüfungswesen. Die Organisation hat es sich zur Aufgabe gemacht, dazu beizutragen, die besten Fachkräfte für eine Vielzahl von Unternehmen, Sektoren und Branchen zu qualifizieren. Examenadviesburo liefert maßgeschneiderte Lösungen, die auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind.

Die kontinuierliche Konzentration auf Qualität ist für Examenadviesburo unerlässlich. Die Organisation positioniert sich unabhängig und setzt hohe Standards für die Qualität der Prüfungsinhalte, der Prüfungsaufsicht, der Verwaltung und der abschließenden Bewertung. Examenadviesburo glaubt auch an die Kraft der Zusammenarbeit, die sich in Partnerschaften mit verschiedenen externen Einrichtungen wie Fachexperten und verschiedenen Kunden widerspiegelt. Der gesamte Prozess von Examenadviesburo ist im Qualitätshandbuch dokumentiert und nach den Normen ISO 9001:2015 und ISO 27001:2013 zertifiziert.

Altes System

Das alte, auf Java basierende System (ExamenManagementOmgeving - EMO), das Examenadviesburo bis vor kurzem verwendete, entsprach nicht mehr den Anforderungen der heutigen Zeit. Die Mitarbeiter mussten viele Verwaltungsaufgaben manuell erledigen, was viel Zeit und Mühe kostete. Die Kandidaten mussten ein umfangreiches Konto anlegen, um eine Prüfung zu planen, was zu einem zeitaufwändigen Prozess führte. Außerdem war es schwierig, schnelle Änderungen am System vorzunehmen, ohne andere Funktionen und Merkmale zu beeinträchtigen, da das System als klassischer Monolith aufgebaut war.

Die Lösung: Eine neue Version von ExamenManagementOmgeving (EMO)

Es bestand Bedarf an einem System, das weiterentwickelt werden konnte, um Verbesserungen gegenüber dem derzeitigen System zu erzielen. Außerdem sollte es den Kandidaten leichter gemacht werden, Prüfungen zu planen. Jetzt können die Kandidaten direkt im Webshop eine Prüfung auswählen, ohne vorher ein Konto anzulegen.

Der Kandidat hat außerdem verschiedene Zahlungsmöglichkeiten: Eingabe eines Gutscheincodes, Zahlung über iDEAL oder Rechnungsstellung an den Arbeitgeber. Zum geplanten Prüfungszeitpunkt sind die Anmeldedaten des Kandidaten am gewählten Prüfungsort verfügbar. Der Kandidat meldet sich bei der Aufsichtsperson und kann die Prüfung sofort beginnen. Über sein persönliches Konto auf EMO kann der Prüfungskandidat auch Rechnungen einsehen, Prüfungsergebnisse überprüfen und seine persönliche data verwalten. EMO kann in die Website integriert werden, die in Stil, Aussehen und Bedienung vollständig an die Bedürfnisse des Kunden angepasst ist.

Ein in das Prüfungsverwaltungssystem integriertes Buchungstool sorgt dafür, dass eine gebuchte Prüfung sofort in der Prüfungssoftware verfügbar ist und der Kandidat die Prüfung an einem der COEL-Prüfungsorte ablegen kann. "Auch intern sorgt das neue Tool für mehr Effizienz und Übersicht. Verwaltung und Bearbeitung sind automatisiert, was Zeit und Geld spart. Außerdem haben wir jetzt für jedes der einzelnen Labels ein eigenes Profil und eine Verbindung mit der Website", sagt Anne.

Viele bekannte Funktionen des alten Systems wurden auf innovative Weise in EMO integriert. "EMO ist außerdem eine Sammlung von Mikrodiensten anstelle eines Monolithen, was es einfacher macht, schnelle Änderungen vorzunehmen und das System zukunftssicher zu machen", fügt Anne hinzu.

Emixa und Mendix

Warum fiel die Wahl schließlich auf Mendix und Emixa? "Durch einen anderen Unternehmer, der bereits mit Low-Code arbeitete, entdeckten wir die Vorteile dieser Entwicklungsmethode. Man kann eine Anwendung viel schneller zusammenstellen als mit herkömmlicher Codierung. Danach haben wir uns mit den Möglichkeiten von Mendix, Betty Blocks und OutSystems auseinandergesetzt und diese drei Plattformen kritisch miteinander verglichen. Den Ausschlag gab letztlich, dass Mendix das beste und vollständigste Paket bietet. Sie haben einen qualitativen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Wir müssen Zuverlässigkeit vermitteln."

Nach der Entscheidung für Mendix suchte Examenadviesburo nach einem anerkannten und zuverlässigen Partner Mendix. "Wir hatten Gespräche mit mehreren Parteien, aber Emixa gab uns letztendlich das beste Gefühl. Die Zusammenarbeit entspricht unseren Erwartungen. Besonders zufrieden sind wir mit dem Entwickler, der derzeit an dem Projekt arbeitet. Emixa zeigt auch eine starke Beteiligung am Entwicklungsprozess und reagiert schnell, wenn wir etwas brauchen. Es ist schon bemerkenswert, dass sich ein Entwickler mit einem Projekt außerhalb seiner eigenen Organisation so verbunden fühlt; das ist eine hervorragende Basis für eine gute Zusammenarbeit", sagt Anne.

Anspruchsvolles Unterfangen

In der Praxis war die Einrichtung von EMO jedoch keine leichte Aufgabe. "Es gab anfangs einige Fehler im System, was zu einer etwas längeren Anlaufzeit führte, und die Inbetriebnahme erfolgte später als wir ursprünglich gehofft hatten. Wo wir normalerweise 200 Anrufe an einem Tag erhielten, waren es manchmal 1500."

Was die Arbeit mit dem neuen System angeht, so räumt Anne ein, dass es anfangs einige Herausforderungen gab. "Viele Mitarbeiter waren anfangs ungewohnt und skeptisch. Das ist natürlich nicht ganz unlogisch, wenn man sich von einem vertrauten System verabschiedet, das man in- und auswendig kennt. Aber ein Neuaufbau ist immer eine größere und umfangreichere Aufgabe, als man im Vorfeld erwartet. Examenadviesburo arbeitet weiterhin täglich daran, alle Fehler zu beheben, und man erwartet, dass die Mitarbeiter zunehmend die positiven Aspekte des neuen Systems erkennen werden. Man muss in den sauren Apfel beißen, aber am Ende kommt etwas Schönes dabei heraus."

Noch nicht fertig

Laut Anne ist das, was jetzt vorhanden ist, der erste Schritt zur Weiterentwicklung und zum Ausbau von EMO. "Wir haben bewusst klein angefangen mit dem Ziel, das System später weiter auszubauen. Es gibt noch viele Funktionen, die auf der Wunschliste stehen. Wir würden gerne ein Arbeitgeberportal einrichten und einführen, weitere Arbeitsabläufe einrichten und Funktionen zur automatischen Erstellung von Zeugnissen einbauen. Kurzum, wir sind noch lange nicht fertig!"

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